Die sogenannte erste Tätigkeitsstätte ist entscheidend dafür, ob Arbeitnehmer für Wege zur Arbeit die Entfernungspauschale ansetzen können (bei der nur die einfache Wegstrecke berücksichtigt wird), oder ob die Grundsätze für Dienstreisen gelten: Hier können entsprechend Kosten für die Hin- und Rückfahrt und auch Verpflegungsmehraufwand angerechnet werden. Die erste Tätigkeitsstätte muss eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers sein, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Bei manchen Tätigkeiten kann es jedoch Zweifelsfälle geben, wie 2020 diverse Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) verdeutlicht haben.
Hieraus ergibt sich, dass auch nur eine kurze Anwesenheit mit beruflicher Tätigkeit an der festen Einrichtung des Arbeitgebers (z.B. bei einem Rettungsassistenten die Rettungswache) dazu führt, dass keine Ortsabwesenheit vorliegt, für die Reisekosten geltend gemacht werden können. Der BFH legt diese Grundsätze streng aus. Nur wenn eine Auswärtstätigkeit ohne Aufsuchen der ersten Tätigkeitsstätte vorliegt, können Reisekosten (also Kosten für Hin- und Rückfahrt) sowie Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden.
Hinweis: Verpflegungsmehraufwand kann erst bei einer mehr als achtstündigen Ortsabwesenheit geltend gemacht werden und höchstens für drei Monate. Es gelten derzeit folgende Pauschalen:
8 bis 24 Stunden Abwesenheit: 14 € (ebenso für den An- und Abreisetag bei Übernachtungen)
Mindestens 24 Stunden Abwesenheit: 28 €
Bei Einsätzen im Ausland können die Sätze je nach Land abweichen; hierzu veröffentlicht das BMF jährlich eine Tabelle auf seiner Website. Für 2022 gelten allerdings die Werte von 2021 weiter.
Kürzung von Verpflegungspauschalen
Nach der aktuellen BFH-Rechtsprechung sind Verpflegungspauschalen auch dann im Fall einer Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber zu kürzen, wenn der Steuerpflichtige keine erste Tätigkeitsstätte hat (etwa bei Tätigkeiten mit täglichen Wechseleinsätzen ohne regelmäßigen betrieblichen Anlaufpunkt).
Fahrten zu einem Sammelpunkt
Wenn ein Arbeitnehmer zwar keine erste Tätigkeitsstätte hat, aber täglich einen Sammelpunkt anfährt (etwa zur Weiterfahrt auf verschiedene Baustellen), so sind auch die täglichen Fahrten zu
diesem Sammelpunkt auf die Entfernungspauschale begrenzt.
Grenzüberschreitende Arbeitnehmerentsendung
Werden Mitarbeiter eines Konzerns ins Ausland entsandt, um längere Zeit bei der dortigen Konzerntochter zu arbeiten, so wird die ortsfeste Einrichtung des aufnehmenden Unternehmens regelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte. Diese Zuordnung kann insbesondere eine Rolle spielen, wenn das aufnehmende Unternehmen Zuschüsse für die Wohnungskosten usw. im Entsendeland zahlt. Die Zuschüsse können dann ggf. als Arbeitslohn gewertet werden, da aufgrund der Zuordnung als erste Tätigkeitsstätte keine Auswärtstätigkeit vorliegt. Allerdings wird das Einkommen in den Progressionsvorbehalt einbezogen und erhöht den Steuersatz der übrigen Einkünfte.