Das liefernde Unternehmen ist bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gemäß § 6a Abs. 4 UStG verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" zu prüfen.
Kommt der liefernde Unternehmer seiner Sorgfaltspflicht bezüglich der Überprüfung der Richtigkeit der USt-IdNr. nicht nach und stellt sich später heraus, dass die von dem liefernden Unternehmen angegebene USt-IdNr. des Empfängers der Lieferung nicht korrekt war, muss das liefernde Unternehmen mit empfindlichen Steuernachzahlungen rechnen. Um dieses Risiko zu vermeiden und der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmann" nachzukommen, ist eine Überprüfung der USt-IdNr. des Empfängers der Lieferung dringend anzuraten.
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bietet ein Bestätigungsverfahren für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Für die Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer seines Kunden in einem anderen Mitgliedsstaat der EU gibt der Unternehmer gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern seine eigene USt-IdNr. (oder ggf. Steuernummer, unter der er umsatzsteuerlich geführt wird) und die zu überprüfende, von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. an.
- einfaches Bestätigungsverfahren: Das Bundeszentralamt für Steuern teilt ihm daraufhin mit, ob die angegeben USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist oder nicht. Eine einfache Bestätigung muss zwingend vor einer qualifizierten Bestätigung durchgeführt werden.
- qualifiziertes Bestätigungsverfahren: Der anfragende Unternehmer kann zusätzlich zu der zu überprüfenden USt-IdNr. auch den Firmennamen (einschließlich der Rechtsform), Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen. Die Nutzung der einfachen und/oder der qualifizierten Bestätigung über das Internet ist kostenfrei. Es entstehen lediglich die Verbindungsentgelte Ihres Internetanbieters.Im Streitfall mit dem Finanzamt hilft nur eine qualifizierte Bestätigung der Umsatzsteuer-Identifikations-nummer, um die Erfüllung der Sorgfaltspflicht nachzuweisen.