Um den digitalen Wandel in Deutschland voranzutreiben, wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes mit Wirkung ab dem 01.01.2025 die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich (Business-to-Business) eingeführt.
Bei der Umstellung auf die E-Rechnung geht es nicht lediglich darum, papierhafte Rechnungen zukünftig elektronisch auszutauschen. Vielmehr soll der Gesamtprozess von der Rechnungsausstellung bis zur Zahlung und Archivierung der Rechnung sowie der Abgleich zwischen den für Umsatzsteuerzahlung und Vorsteuerabzug zuständigen Finanzbehörden neugestaltet werden.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen.
ZUGFeRD 2.0 und XRechnung sind zwei elektronische Rechnungsformate, die gemäß der europäischen Norm EN 16931 entwickelt wurden und weit verbreitet sind, um eine einheitliche Struktur und die Kompatibilität elektronischer Rechnungen zu gewährleisten. Rechnungen im pdf-Format sind übrigens keine E-Rechnungen.
Das Wachstumschancengesetz sieht vor, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können müssen. Die Regelung betrifft zunächst nur den Empfang, aber wenn sich der Rechnungsaussteller für die E-Rechnung entscheidet, muss der Empfänger diese akzeptieren.
Ansonsten gelten folgende Übergangsregelungen:
- Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, der Versand ist noch freiwillig.
- Ab dem 01.01.2026 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden, wenn diese an andere Unternehmen gehen.
- Ab 01.01.2027 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
Um E-Rechnungen empfangen zu können benötigen Sie eine E-Mail-Adresse.
Wir empfehlen die Erstellung von einer separaten E-Mail-Adresse, die ausschließlich für den Erhalt von Rechnungen genutzt wird. Diese klare Trennung kann dazu beitragen, die Rechnungsverwaltung zu optimieren und Missverständnisse zu vermeiden. Die genaue Benennung der E-Mail-Adressen kann an die jeweiligen Geschäftsbereiche angepasst werden (z. B. rechnung@...)
Verbraucher betrifft diese Neuerung nicht.