Kassennachschau durch das Finanzamt

Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung ist Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt Ihre steuerlich erklärten Angaben der Besteuerung zugrunde legt. Gibt es im Bereich der Kasse Unregelmäßigkeiten, ist das Finanzamt berechtigt, Zuschätzungen zu den erklärten Einnahmen vorzunehmen. Diese können auf Grund der daraus entstehenden Steuern existenzbedrohend sein. Deshalb ist es wichtig, alle formalen Anforderungen des Finanzamtes möglichst genau einzuhalten. Im Rahmen der Kassennachschau wird das Einhalten aller Formalitäten inzwischen vermehrt geprüft.

Die Kassennachschau ist ein anlassunabhängiges Prüfinstrument. Vor allem aber Betriebe, die ihren überwiegenden Teil der Geschäfte mit Bargeld abwickeln (bargeldintensive Unternehmen), haben mit diesem unangenehmen Besuch zu rechnen. Darunter fallen beispielsweise Einzelhändler, Fleischer, Bäcker, Tankstellen, Friseure und Gastronomiebetriebe. Betroffen sind alle Kassensysteme. Von der offenen Ladenkasse über Waagen mit Registrierkassenfunktion bis hin zu computergestützten oder elektronischen Kassensystemen. Auch App System, Taxameter und Geldspielgeräte sind für den Fiskus Kassen und können betroffen sein.

Gegenstand der Prüfung sind grundsätzlich alle mit der Kasse zusammenhängenden Aufzeichnungen, Bücher, Organisationsunterlagen sowie das Kassensystem selbst.

Hinweis: Sie sollten alle Organisationsunterlagen rund um die Kasse bzw. das Kassensystem zusammengestellt und jederzeit griffbereit haben. Dazu gehören auf jeden Fall die Bedienungsanleitungen und sämtliche Programmier- bzw. Einrichtungsprotokolle. Liegen diese Unterlagen nicht vor, ist die Kassenbuchführung bereits nicht mehr formal ordnungsgemäß.

Geprüft wird unter anderem, ob sich Ihr Kassensystem auf dem aktuellsten Softwarestand befindet und ob Sie überhaupt eine geeignete Kasse verwenden, welche die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass die Kasse spätestens bis zum 30. September 2020 mit einer zertifizierten TSE-Einrichtung ausgestattet sein muss. Falls noch nicht geschehen, sollten Sie diesbezüglich möglichst umgehend mit Ihrem Kassenaufsteller Kontakt aufnehmen.

Es wird weiterhin geprüft: Werden die erhobenen Daten ordnungsgemäß archiviert? Können Sie die zu Ihrer Kasse gehörende Bedienungsanleitung und sämtliche Programmierprotokolle vorweisen? Machen Sie täglich einen Kassenabschluss und sind die Tagesendsummenbons durchnummeriert abgespeichert? Stimmt der Soll-Bestand laut Kassenbuch mit dem Ist-Bestand in der Kasse überein? Werden ggf. Privatentnahmen-/einlagen richtig dokumentiert?

Der mit einer Nachschau beauftragte Beamte kann im Geschäft vorab Testkäufe vornehmen oder Testessen durchführen und die Eingabe in die Kasse bei dieser Gelegenheit „verdeckt“ beobachten. Er kann sich zum Beispiel mit einem Kaffee oder einer Cola in eine Ecke des Lokals setzen und die genauen Abläufe beim Kassieren beobachten. Dies ist formell gesehen noch keine Nachschau und zulässig, solange nur Räumlichkeiten betreten werden, die allen Kunden zugänglich sind. Eine Kassennachschau muss nicht unmittelbar nach solchen Tätigkeiten erfolgen, diese kann auch erst Tage später durchgeführt werden.

Während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Wird in Ihrem Betrieb typischerweise auch sonn- und feiertags oder nachts gearbeitet, kann die Kassennachschau auch zu dieser Zeit erfolgen.

Außerhalb der Geschäftszeiten kann ebenfalls kontrolliert werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet (Vorbereitung, Befüllen mit Ware, Aufräumzeiten) wird.

Beim bloßen Betreten von auch für Kunden öffentlich zugänglichen Räumen oder bei Testkäufen und Beobachtungen muss sich der Prüfer nicht zu erkennen geben. Sollte der Prüfer jedoch Zugang zum Kassensystem, Unterlagen ausgehändigt oder Daten übermittelt haben wollen, muss er sich mit seinem Prüferausweis ausweisen. Gleiches gilt, sofern er den Steuerpflichtigen auffordert, Auskunft zu erteilen oder nicht frei zugängliche Geschäftsräume betreten zu wollen.

Kleiner Tipp: Der Beamte muss Ihnen eine Prüfungsanordnung vorlegen. Vergleichen Sie den Namen auf dem Ausweis mit dem in der Anordnung. Im Zweifel kontaktieren Sie das zuständige Finanzamt.

Die Kassennachschau findet grundsätzlich nur in den Geschäftsräumen statt. Wohnräume dürfen nicht betreten werden. 

Eine Kassennachschau berechtigt jedoch nicht zur Durchsuchung der Geschäftsräume, Prüfungsgegenstand ist nur die Kasse! Auch das Öffnen von Schubladen und Schränken in den Geschäftsräumen durch den Prüfer ist nicht gestattet.

Eine Zutrittsverweigerung ist prinzipiell möglich, aber nicht zu empfehlen. Dem Prüfer wird dadurch die Möglichkeit eingeräumt, direkt zu einer Außenprüfung überzugehen, die dann nicht unter allzu positiven Vorzeichen starten dürfte.

Sollten Sie als Steuerpflichtiger nicht vor Ort sein, sondern nur Ihre Angestellten oder ein Stellvertreter sind diese zur Mitwirkung bei der Nachschau grundsätzlich verpflichtet. Einzige Prämisse: Ihre Mitarbeiter müssen dazu rechtlich und tatsächlich in der Lage sein. Manche von Ihnen werden überhaupt keine Zugriffs- und Benutzungsrechte auf das Kassensystem haben, damit können sie, selbst wenn sie wollten, überhaupt nicht mitwirken. Sie als Steuerpflichtiger sind in jedem Fall zur Mitwirkung verpflichtet. Tipp: Sie können allen Mitarbeitern, die bei einer solchen Nachschau keine Auskünfte und Unterlagen herausgeben sollen, rechtlich ausdrücklich untersagen, genau dies zu tun. Diese Anweisung sollte schriftlich erfolgen, mit dem Hinweis, das abweichendes Verhalten arbeitsrechtlich geahndet wird. Im Falle einer Nachschau kann der betreffende Mitarbeiter dann dieses Dokument vorlegen.

Gegen die Nachschau selbst kann Einspruch an Ort und Stelle erhoben werden, dadurch wird die Prüfung allerdings nicht unterbrochen. So wirklich wehren können Sie sich also nicht, zumal Sie einen Grund für die Anfechtung bräuchten, der regelmäßig nicht vorliegen dürfte. Erst gegen die im Rahmen der Kassennachschau ergangenen Verwaltungsakte und geänderten Steuerbescheide kann vorgegangen werden.

• Seien Sie kooperativ, aber selbstbewusst, die Kassennachschau ist keine steuerstrafrechtliche Ermittlung und Sie sind kein Verdächtiger.
• Lassen Sie sich vorab den Prüferausweis und die Anordnung zur Kassennachschau vorlegen.
• Kontaktieren Sie uns umgehend zur Unterstützung.
• Nur ein geschulter Ansprechpartner (im Regelfall der Inhaber) gibt Auskünfte an den Prüfer, die restliche Belegschaft sollte keine Gespräche über geschäftliche Belange mit dem Prüfer führen und ggf. schriftlich verpflichtet sein, keine Auskünfte im Rahmen einer Nachschau zu erteilen.
• Beaufsichtigen Sie den Prüfer über den gesamten Verlauf und verlangen am Ende ein Protokoll über die durchgeführte Kassennachschau.

• Vorlage aller Bücher, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen.
• Ermöglichen der Einsichtnahme in digitale Daten und Datenübermittlung.
• Erteilung von Auskünften, soweit für die Kassenführung erheblich.
• Zugang zur Kasse und zu allen Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Kasse gewähren.
• Organisationsunterlagen zur Kasse (z. B. Bedienungs- und Programmieranleitung) vorlegen.
• Bei offener Ladenkasse, Vorlage der Kassenaufzeichnungen der Vortage. 
• Sie müssen die elektronischen Kassenaufzeichnungen in auswertbarer Form, entweder durch Übermittlung oder per Datenträger, zur Verfügung stellen.
• Da die Aufforderung zur Duldung der Kassennachschau ein formloser Verwaltungsakt ist, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung verpflichtet.

Sollten tatsächlich Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kasse bestehen, kann der Prüfer zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen, bei welcher dann umfassend alle betrieblichen Aufzeichnungen und Daten geprüft werden.

Hält Ihr Kassensystem nicht den neuen gesetzlichen Anforderungen stand oder weist Ihre Kassenbuchführung schwerwiegende Mängel auf, kann dies die komplette Verwerfung der Buchführung bedeuten. Das Finanzamt wird eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen, was wiederum existenzbedrohliche Steuernachzahlungen nach sich ziehen kann. Zudem kann Ihnen ein Bußgeld bis zu 25.000 € drohen. Haben Sie Ihre steuerliche Pflicht verletzt und vielleicht sogar vorsätzliche Einnahmen nicht erfasst, kann sogar ein Steuerstrafverfahren gegen Sie eingeleitet werden.