Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten der Berücksichtigung eines PKW für betriebliche Fahrten. Welche für Sie am vorteilhaftesten ist, muss individuell geklärt werden.
1. Fahrtenbuch:
Sie können die tatsächlichen Aufwendungen ansetzen. Dafür benötigen Sie allerdings ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch.
Als tatsächliche Aufwendungen gelten vor allem die Abschreibung, Benzinkosten, Aufwendungen für die Kfz-Steuer, Wartung, Reparaturen, Pflege, die Versicherungen, Miete für Garage, Darlehenszinsen. Diese Aufwendungen sind zusammenzurechnen (insgesamt betrieblich zu verbuchen) und die Kosten der anteilmäßig privat gefahrenen Kilometer sind aus den Betriebskosten herauszurechnen.
Beim Führen eines Fahrtenbuches ist Folgendes zu beachten:
Das Fahrtenbuch muss zeitnah und laufend geführt werden. Für betriebliche Fahrten müssen Angaben zu Reisezweck, Geschäftspartnern, Zielort, Reiseroute und den Kilometerständen gemacht werden; bei Privatfahrten reichen nur die Kilometerangaben. Das Fahrtenbuch ist auf Verlangen im Original vorzulegen. Excel-Fahrtenbücher werden aufgrund der Möglichkeit der nachträglichen Änderbarkeit nicht anerkannt.
2. Ein-Prozent-Methode:
Dies ist die einfachste, aber nicht immer günstigste Methode zur Ermittlung für die Privatnutzung. Wird der Betriebs-PKW für Privatfahrten eingesetzt, beträgt der geldwerte Vorteil pauschal ein Prozent des inländischen Bruttolistenneupreises des Fahrzeuges. Sämtliche PKW-Aufwendungen werden auch hier als Betriebsausgabe gebucht. Diese Methode kann jedoch nur noch angewendet werden, wenn eine betriebliche Nutzung von mindestens 50 % glaubhaft gemacht werden kann.
Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebstätte ist zusätzlich ein pauschaler Nutzungswert von 0,03 % je Entfernungskilometer angesetzt werden.
Die pauschalen Wertansätze sind höchstens mit den tatsächlichen Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs anzusetzen (Kostendeckelung).
3. PKW als Privatvermögen:
Die PKW-Kosten werden privat getragen. Die betrieblich gefahrenen Kilometer werden dann mit einer Kilometerpauschale von derzeit EUR 0,30 je gefahrenen Kilometer abgerechnet. Die betrieblichen Fahrten sind dabei aufzuzeichnen, ein lückenloses Fahrtenbuch ist jedoch nicht nötig.