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Mandanteninformation - Elektronische Rechnungen


KURZÜBERBLICK:

  • Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung (z. B. Rechnungen aus Internet oder E-Mail) enthalten sein.
  • Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten.
  • In Deutschland müssen elektronische Rechnungen (derzeit noch) qualifiziert elektronisch signiert sein oder per EDI übermittelt werden.
  • Der Rechnungsempfänger muss die qualifizierte elektronische Signatur überprüfen und die Püfung dokumentieren.
  • Die Rechnung mit Signatur ist zusammen mit dem Prüfergebnis in einem revisionssicheren elektronischen Archiv aufzubewahren.
  • Die Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre.
  • Sollte sich später herausstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllt sind, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug nachträglich versagen.



1. Einleitung


Der elektronische Rechnungsverkehr gewinnt zunehmend an Bedeutung, da immer mehr Lieferanten und Dienstleister (z. B. Telekommunikationsanbieter, Krankenkassen) von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umstellen. Der Gesetzgeber stellt hier hohe Anforderungen: das Dokument muss im Originalzustand vorliegen (Integrität) und der Rechnungssteller muss eindeutig identifizierbar sein (Authentizität).


2. Rechnungen im Umsatzsteuerrecht

Im Umsatzsteuerrecht kommt der Rechnung eine zentrale Bedeutung zu. Wie eine Rechnung konkret auszusehen hat, um als Beleg steuerlich anerkannt zu werden, bestimmt insbesondere § 14 Abs. 4 UStG (Anlage). Nur wenn die erhaltenen Rechnungen ordnungsmäßig sind, kann die Vorsteuer daraus geltend gemacht werden. Diese Vorschriften gelten natürlich auch für elektroni-sche Rechnungen. Bezüglich der notwendigen Angaben einer Rechnung verweisen wir an dieser Stelle auch auf unsere Homepage www.bonitas-stbg.de. Unter =>Infothek, =>Downloads können Sie sich eine Musterrechnung mit allen notwendigen Angaben herunterladen.

Eine Papierrechnung muss normalerweise nicht unterschrieben werden, um gültig zu sein. Etwas anderes gilt für die elektronische Rechnung. Sie muss „qualifiziert elektronisch signiert", d. h. digital unterschrieben werden.


3. Was ist eine elektronische Rechnung?

Unter die elektronischen Rechnungen fallen solche, die z. B. über das Internet, via E-Mail oder durch Übersendung maschinell lesbarer Datenträger (Diskette, CD-Rom, Magnetbänder) übermittelt werden.

Papierrechnungen können laut Umsatzsteuergesetz durch elektronische Rechnungen ersetzt werden, wenn diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Signaturgesetz versehen werden (§ 14 Abs. 3 UStG - siehe Anlage) und der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt.

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen müssen die „Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts" mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nachgewiesen werden. Ohne eine gültige qualifizierte elektronische Signatur darf die Vorsteuer nicht abgezogen werden. Übrigens ist eine z. B. über Microsoft Outlook selbst erstellte Signatur keine qualifizierte elektronische Signatur.

Ein Vorsteuerabzug aus nicht qualifiziert signierten elektronischen Rechnungen verstößt gegen das Umsatzsteuergesetz.


4. Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?


Die elektronische Signatur ist ein fälschungssicherer mathematischer Schlüssel, der zusammen mit dem Text gesendet wird. Die elektronische Unterschrift soll dem Empfänger des Dokumentes einen rechtsverbindlichen Beweis dafür liefern, dass das Dokument tatsächlich vom ausgewiesenen Sender stammt und auf dem Übertragungsweg nicht manipuliert wurde. Und umgekehrt: Für den Sender ist die digitale Unterschrift der Beweis, dass der Empfänger das unverfälschte Dokument erhalten hat.

Zur Kontrolle gibt es einen öffentlichen Schlüssel. Damit kann die Echtheit der „Unterschrift" überprüft werden. Außerdem kann festgestellt werden, ob die signierten Daten in der Zwischenzeit verändert wurden. Die Zuordnung des Schlüssels erfolgt durch eine lizenzierte Zertifizierungsinstanz.

Die Garantie für die richtige Zuordnung einer Signatur zu einer Person übernimmt eine öffentliche oder öffentlich zugelassene Zertifizierungsstelle. Solche Zertifizierungsstellen können amtliche Stellen sein, aber auch amtlich zugelassene Stellen, die unter staatlicher Aufsicht stehen.


5. Prüfung einer elektronischen Signatur

Um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein, ist die Signatur immer unmittelbar nach Erhalt des Dokuments auf Gültigkeit zu prüfen. Nur so kann das Risiko minimiert werden, dass der Vorsteuerabzug nachträglich versagt wird und möglicherweise sogar Steuerzinsen oder Bußgeld bezahlt werden müssen.


6. Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen


Sowohl Absender als auch Empfänger von elektronischen Rechnungen sind - wie bei Papierrechnungen - zur Aufbewahrung verpflichtet (§ 14 b Abs. 1 UStG). Bei elektronisch übermittelten Rechnungen muss der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten aufbewahren, also die qualifizierte elektronische Signatur und das Prüfprotokoll als Nachweis der gültigen Signaturprüfung.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch für elektronische Rechnungen zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein.


7. Mögliche Lösung: DATEV eRechnung

Eine einfache und durchgängige Lösung, mit der alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, bietet die DATEV eG. Mit der Anwendung DATEV Belegverwaltung online als Teil von DATEV Unternehmen online können signierte, elektronische Eingangsrechnungen ganz einfach geprüft werden. Ausgangsrechnungen können qualifiziert elektronisch signiert werden. Auch die Archivierung ist in der Lösung mit inbegriffen. Alle Rechnungsbelege werden mit allen relevanten Daten (Signatur und Prüfergebnis) im DATEV Rechenzentrum handels- und steuerrechtskonform archiviert.

Ein zusätzlicher Vorteil ist die mögliche Integration der Belege in die Finanzbuchführung. Das Prüfergebnis wird im Rechnungswesen-Programm angezeigt. Darüber hinaus kann auf die digitalen Rechnungsbelege zugegriffen werden. Die Belege stehen sowohl im Unternehmen als auch in der Steuerberatungskanzlei sofort für die Buchführung zur Verfügung. Somit wird eine Möglich-keit für die zeitnahe Erstellung der Buchführung geschaffen. Eine Demo finden Sie unter www.datev.de/eRechnung. Informationen zu Unternehmen online finden Sie auch im Internet auf unserer Homepage unter =>Leistungen, =>Finanzbuchführung online oder bei DATEV selbst.

8. Elektronische Rechnung: EU-Kommission strebt Harmonisierung an

Derzeit existieren in den Mitgliedstaaten wegen unterschiedlicher Umsetzung keine einheitlichen Vorschriften zu elektronischen Rechnungen. Die EU-Kommission hatte eine Änderung der Mehr-wertsteuerrichtlinie 2006/112/EG vorgeschlagen, mit dem Ziel, Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleichzustellen, ohne dass es einer qualifizierten elektronischen Signatur bedarf.

Gemäß einer Einigung der Finanzminister der 27 Mitgliedstaaten vom 19. März 2010 soll jedoch das Erfordernis einer zumindest fortgeschrittenen elektronischen Signatur für elektronische Rechnungen nicht wegfallen.

Bis sich diesbezüglich evtl. noch eine Lockerung ergibt, sind die oben dargestellten Regelungen für elektronische Rechnungen einzuhalten.


9. Fazit

Sie sind also beim Empfang von elektronischen Rechnungen immer verpflichtet, die Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung selbst zu prüfen. Dies können wir Ihnen auch leider nicht abnehmen.

Wir gehen davon aus, dass alle mit der Buchhaltung übergebenen elektronisch erhaltenen Rechnungen Ihrerseits geprüft wurden und die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen. Sollte das bei bestimmten Rechnungen nicht der Fall sein, sind Sie verpflichtet, uns dies mitzuteilen (Vermerk auf der Rechnung genügt), da wir für diese Rechnungen keinen Vorsteuerabzug vornehmen können.

Sollten Sie die Prüfung selbst nicht vornehmen wollen oder können, und wollen Sie trotzdem sichergehen, dass der Vorsteuerabzug bei Ihnen erhalten bleibt, sollten Sie entweder nur herkömmliche Papierrechnungen von Ihren Lieferanten akzeptieren (darauf haben Sie grundsätzlich ein Anrecht!) oder wir sollten über die Möglichkeit des Einsatzes von DATEV Unternehmen online bei Ihnen sprechen.

Bei Fragen zu dieser doch recht komplizierten Problematik stehen wir Ihnen wie immer gern zur Verfügung.