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FAQ - häufig gestellte Fragen

  1. Ich benutze meinen Betriebs-PKW auch privat, was muss ich beachten?
  2. Ab wann bin ich buchführungspflichtig?
  3. Welche Aufbewahrungspflichten muss ich beachten?
  4. Welche Geschenke sind abzugsfähig?
  5. Wann kann ich Bewirtungsaufwendungen steuerlich absetzen?
  6. Wann sind Kosten für Betriebsveranstaltungen abzugsfähig?
  7. Wann muss ich als Rentner eine Steuererklärung abgeben?

1. Ich benutze meinen Betriebs-PKW auch privat, was muss ich beachten?

Es gibt drei Möglichkeiten. Welche für Sie dann am vorteilhaftesten ist, muss individuell geklärt werden.

1.1. Sie können die tatsächlichen Aufwendungen ansetzen. Dabei benötigen Sie ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. In diesem Fall spricht man von der Fahrtenbuch-Methode.

Als tatsächliche Aufwendungen gelten vor allem die Abschreibung, Benzinkosten, Aufwendungen für die Kfz-Steuer, Wartung, Reparaturen, Pflege, die Versicherungen, Miete für Garage, Darlehenszinsen. Diese Aufwendungen sind zusammenzurechnen (insgesamt betrieblich zu verbuchen) und die Kosten der anteilmäßig privat gefahrenen Kilometer sind aus den Betriebskosten herauszurechnen.

Beim Führen eines Fahrtenbuches ist Folgendes zu beachten:

Das Fahrtenbuch muss zeitnah und laufend geführt werden. Für betriebliche Fahrten müssen Angaben zu Reisezweck, Geschäftspartnern, Zielort, Reiseroute und den Kilometerständen gemacht werden; bei Privatfahrten reichen nur die Kilometerangaben. Das Fahrtenbuch ist auf Verlangen im Original vorzulegen. Excel-Fahrtenbücher werden aufgrund der Möglichkeit der nachträglichen Änderbarkeit nicht anerkannt.

1.2. Die Ein-Prozent-Methode ist die einfachste, aber nicht immer günstigste Methode zur Ermittlung für die Privatnutzung. Diese lautet: Wird der Betriebs-PKW für Privatfahrten eingesetzt, beträgt der geldwerte Vorteil pauschal ein Prozent des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges. Sämtliche PKW-Aufwendungen werden auch hier als Betriebsausgabe gebucht. Diese Methode kann jedoch nur noch angewendet werden, wenn eine betriebliche Nutzung von mindestens 50 % glaubhaft gemacht werden kann.

1.3. Die PKW-Kosten werden privat übernommen und die betrieblich gefahrenen Kilometer werden mit einer Kilometerpauschale von derzeit EUR 0,30 je gefahrenen Kilometer abgerechnet. Die betrieblichen Fahrten sind dabei aufzuzeichnen, ein lückenloses Fahrtenbuch ist jedoch nicht nötig.

2. Ab wann bin ich buchführungspflichtig?

Wer nach außersteuerlichen Vorschriften zur Buchführung verpflichtet ist, muss auch nach dem Steuerrecht Bücher führen. Insbesondere davon betroffen sind die Kaufleute, die nach dem HGB zur Buchführung verpflichtet sind.

Ein gewerbliches Unternehmen gilt stets als Handelsgewerbe, wenn die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (z. B. GmbH, OHG, KG, eK). Diese sind stets buchführungspflichtig.

Weiterhin sind Gewerbetreibende (nicht Freiberufler) buchführungspflichtig, die folgende Kriterien erfüllen:

  • Umsätze von mehr als EUR 500.000 im Kalenderjahr oder
  • Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als EUR 50.000.

Alle anderen Gewerbetreibenden oder Freiberufler können ihren steuerlichen Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln.

3. Welche Aufbewahrungspflichten muss ich beachten?

Handelsbücher (Buchführung) Inventuren, Bilanzen sowie die entsprechenden Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) sind 10 Jahre aufzubewahren.

Empfangene oder abgesandte Handelsbriefe (z. B. Angebote, Kalkulationsunterlagen, Kostenvoranschläge, Preislisten, Speisekarten bei Gaststätten, Verträge etc.) sind 6 Jahre aufzubewahren.

Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Downloadbereich unter: Merkblatt Aufbewahrungsfristen.

4. Welche Geschenke sind abzugsfähig?

Geschenke an Geschäftsfreunde sind steuerlich abziehbar, wenn sie betrieblich veranlasst sind und die Anschaffungs- und Herstellungskosten je Empfänger pro Jahr EUR 35,00 (netto ohne abziehbare Vorsteuer) nicht übersteigen.

Zu beachten ist hierbei, dass:

  • Ist die Umsatzsteuer auf die Anschaffungs- und Herstellungskosten nicht abzugsfähig, ist sie bei dem Betrag von EUR 35,00 mit zu berücksichtigen.
  • Bei Übersteigen des Betrags entfallen der Abzug als Betriebsausgabe sowie der Vorsteuerabzug in vollem Umfang.
  • Aus dem Buchungsbeleg muss der Empfänger ersichtlich sein.
  • Buchungen sind einzeln und getrennt auf besonderen Konten vorzunehmen.
  • Grundsätzlich sind bei Geschäftsfreunden auch Geldgeschenke erlaubt.

Geschenke an Arbeitnehmer sind beim Arbeitgeber abziehbar und für den Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Aufmerksamkeiten (z. B. Blumen, Genussmittel, Buch oder Tonträger) bis zu einem Wert von EUR 40,00 brutto, wenn sie dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden (Arbeitnehmeranlass wie Konfirmation, Jugendweihe, Geburtstag, Silberhochzeit ...).

Geldzuwendungen gehören bei Arbeitnehmern auch bei geringen Beträgen immer zum Arbeitslohn. Das Gleiche gilt für Sachgeschenke über EUR 40,00.

5. Wann kann ich Bewirtungsaufwendungen steuerlich absetzen?

Bewirtungsaufwendungen sind dann als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn diese für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen sind. Die Höhe und die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen haben Sie als Steuerpflichtiger schriftlich nachzuweisen. Dabei müssen folgende Punkte aufgezeichnet werden: Ort, Tag, Geschäftspartner und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Wenn das Geschäftsessen in einem Restaurant stattgefunden hat, ist die Rechnung über die Bewirtung beizufügen.

Es können jedoch nicht die Bewirtungskosten in ihrer gesamten Höhe abgesetzt werden, sondern es ist der Eigenanteil an den Bewirtungskosten pauschal mit 30 Prozent des Rechnungsbetrages als Eigenverbrauch anzusetzen.

Die Vorsteuer kann für betrieblich veranlasste Bewirtungskosten uneingeschränkt abgezogen werden.

6. Wann sind Kosten für Betriebsveranstaltungen abzugsfähig?

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter und bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachts- und Jubiläumsfeiern.

Sie gehören nicht zum Arbeitslohn, sofern es sich um herkömmliche Betriebsveranstaltungen und übliche Zuwendungen handelt.

Beachte:

Herkömmlich sind:

  • nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich

Zu den üblichen Zuwendungen gehören:

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten
  • übernommene Übernachtungs- und Fahrtkosten
  • Präsente/Geschenke bis EUR 40,00 (brutto), siehe Punkt 4
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Saalmiete, Musik, Eintrittskarten bei Besuch kultureller oder sportlicher Veranstaltungen etc.)

Die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen dürfen nicht mehr als EUR 110,00 (einschl. Umsatzsteuer) pro Veranstaltung einschl. eventueller Geschenke betragen. Nehmen Ehepartner oder andere Angehörige an den Veranstaltungen teil, so ist der auf diese Person entfallende Teil der Aufwendungen dem Arbeitnehmer zuzurechnen (immer einen Nachweis mit der Aufstellung aller Teilnehmer führen).

Bei Überschreiten der Herkömmlichkeit der Veranstaltungen oder der Üblichkeit der Zuwendungen ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.

Tipp: Sie können mit den Arbeitnehmern vereinbaren, dass die Kosten über EUR 110,00 vom Arbeitnehmer selbst übernommen werden. Dann bleibt der Arbeitgeberanteil von EUR 110,00 steuer- und sozialversicherungsfrei.

7. Wann muss ich als Rentner eine Steuererklärung abgeben?

Dies ist abhängig von Ihrer Höhe der Rente, vom Zeitpunkt des Renteneintritts und natürlich von der Höhe anderer steuerpflichtiger Einkünfte (z. B. Mieten, Zinsen u. a.).

Falls keine weiteren steuerlichen Einkünfte erzielt werden und der Rentenbeginn vor dem 1. Januar 2005 lag, können Sie als Faustformel davon ausgehen, dass bei einer monatlichen Rente von bis zu EUR 1.500,00 als Alleinstehender keine Steuererklärung abgegeben werden muss.

Detaillierte Informationen erhalten Sie dazu auch in unserem Downloadbereich im Informationsblatt zum Alterseinkünftegesetz des Sächsischen Staatsministeriums.